NewDeal, une gestion des ressources humaines simplifiée et une paie automatisée

Contexte

Les points de friction composant la gestion des ressources humaines sont nombreux :

Une masse importante d'éléments à gérer et la difficulté d'avoir un suivi global des demandes

Des moyens de communication multiples et éparpillés (mails, communication orale, messageries...)

Beaucoup de travail manuel pour la récolte et transmision des éléments variables de paie chaque mois (congés, absences, primes, notes de frais...). Énormement d'entreprises fonctionnement encore avec des fichiers excel et des envois de mail, ce qui rend le processus long et fastidieux, en plus d'augmenter les risques d'erreur.

Objectifs

1. Centraliser les données et proposer une interface commune aux gérants d'entreprises et à leurs employés
2. Automatiser la récolte et l'envoi des éléments variables de paie via une connexion API entre NewDeal et Silae
3. Limiter le travail manuel et le nombre d'échange nécessaires à la validation de demandes et à la récolte de données
4. Proposer une solution qui soit utile et comprise des quatre principaux types d'utilisateurs : le chef d'entreprise/office manager, l'employé, le manager et le gestionnaire de paie.

Challenges

Guider l’utilisateur et mettre des barrières lorsqu’il en a besoin pour lui éviter des erreurs importantes. Beaucoup d'entre eux sont peu technophiles et ont peu de connaissances en paie. Ils nécéssitent une assistance particulière ainsi qu’un cadrage des actions car certaines peuvent avoir un impact important (mauvaise manipulation engendrant une erreur sur un bulletin par exemple).

Etablir une identité sobre mais pas ennuyeuse dans le but de moderniser l’image d’un domaine peu attirant de prime abord et se démarquer des logiciels de paie classiques.

Dès mon arrivée, j’ai bénéficié de beaucoup d’autonomie et de liberté en ce qui concerne les choix de conception et visuels. Mes principales missions consistaient à :

1. Créer et mettre en place un design system pour établir une identité unique et conserver un rendu cohérent au sein de l’application. Cela permet également de faciliter l’intégration pour les développeurs.
2. Identifier et recueillir les besoins des différentes typologies d’utilisateurs ainsi que leurs spécificités (contraintes, compétences, méthodes de travail...)
3. Concevoir les fonctionnalités en accord avec les besoins des clients et les spécificités techniques, collaborer avec mon équipe pour suivre la bonne implémentation des interfaces.

Personae

Au fil des interviews auprès de gestionnaires de paie, experts comptables et chefs d’entreprises, nous avons pu constituer plusieurs personae illustrant nos différents type d'utilisateurs.

Phase de recherche

Les recherches se font de manière ponctuelle, généralement à l'aube de la conception d'une nouvelle fonctionnalité afin de mieux comprendre les besoins et de construire des spécifications techniques cohérentes. J'apprécie particulièrement l'exercice de l'interview, souvent très formateur et qui permet d'avoir un réel échange constructif avec nos utilisateurs.

J'associe régulièrement les interviews à des recherches structurelles, un benchmark et des échanges en interne appuyés sur différentes méthodologies (user flow, journey map, mind mapping...).

Refonte visuelle

Le design system contient tous les éléments utilisés sur l’interface. D’une part il met en évidence les couleurs, espacements, tailles de typo à reprendre par les développeurs lors de l’intégration des maquettes, d’autre part il aide à conserver une cohérence et unité entre tous les éléments visuels du logiciel.

On décompose en premier lieu tous les éléments qui constituent les “atomes” : couleurs, typos, boutons et champs.

Ces atomes vont ensuite former des "molécules", un ensemble de plusieurs atomes comme une barre de recherche par exemple.

Enfin, plusieurs molécules créent des “organismes”, comme un header ou un tableau.